Juhlat tiedossa – mitä tulisi huomioida?

Elämässä on usein aihetta juhlaan, mikä on ihana ja iloinen asia. Jos olet itse järjestämässä juhlia, täytyy sinun pelkän hauskanpidon lisäksi ottaa huomioon lukuisia asioita. Äkkiseltään mietittynä kaikki juhlien järjestämiseen liittyvät seikat voivat tuntua jopa ylitsepääsemättömiltä; pitää päättää ajankohta, vieraslista, juhlapaikka, ruokatarjoilut ja ohjelma.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja kannattaa aloittaa juhlien valmistelut hyvissä ajoin muistilistan avulla. Voit lukea lisää suunnittelun tärkeydestä artikkelistamme “Muistilista juhliin”.

Vieraslista

Ensimmäinen asia juhlien suunnittelussa on vieraslista. Keitä tilaisuuteen kutsutaan, montako vierasta odotetaan ja saavatko kutsutut vieraat tuoda avecin. Vieraslistaa miettiessä täytyy ottaa huomioon juhlien aihe ja päähenkilö eli itse juhlakalu; onko kyseessä intiimi tilaisuus vai suurempi tapahtuma.

Vieraiden lukumäärä vaikuttaa suoraan juhlien budjettiin ja ruokatarjoiluun. Lisäksi sukujuhlissa voi helposti olla jännitteitä esimerkiksi erilaisten uusperhekuvioiden johdosta, joten vieraslista kannattaa miettiä huolella etukäteen, jotta mahdolliset kriisitilanteet saadaan vältettyä.

Ruokatarjoilun järjestäminen – teetkö itse vai luotatko ammattilaiseen?

Jos kyseessä on pienet ja epäviralliset juhlat, järjestäjä saattaa hyvinkin pärjätä kotikutoisella tarjoilulla. Muista kuitenkin, että nykyään suurella osalla ihmisistä on erilaisia erikoisruokavalioita, joiden noudattamiseen saattaa tarvita hieman enemmän tietoa ja ammattitaitoa. Se voi myös tarkoittaa, ettei esimerkiksi yksi pääruoka riitä, vaan tarjolla täytyy olla monta erilaista vaihtoehtoa. Tällöin esimerkiksi pitopalvelun käyttäminen säästää paljon vaivaa, ja takaa kaikille sopivat tarjoilut. Lue lisää artikkelistamme “Pitopalvelusta apua”.

Juhlapaikka

Kun juhlien aika ja vierasmäärä on päätetty, täytyy päättää juhlapaikka. Riippuu juhlien koosta ja luonteesta, onko paras paikka kotona vai kenties tilausravintolassa. Pienet ja rennot juhlat hoituvat edullisimmin kotona, mutta isompien ja juhlavampien tilaisuuksien järjestäminen ravintolassa säästää paljon vaivaa esimerkiksi valmistelun ja siivoamisen suhteen. Lisäksi tunnelma voi olla juhlavampi hienossa ravintolassa. Jos mietit vielä, pitäisikö juhlat järjestää kodissasi vai sen ulkopuolella, lue artikkelimme “Juhlat kotona vai tilausravintolassa?”

Teeman valinta

Käytännön asioiden jälkeen voit myös harkita, haluatko järjestää juhlat tietyn teeman mukaan. Juhlan syy ja vuodenaika vaikuttavat tietenkin siihen, mikä aihe voisi olla sopiva – esimerkiksi syntymäpäivät voi järjestää synttärisankarin syntymävuosikymmenen teeman mukaisesti.

Juhlakalun harrastukset tai kiinnostuksen kohteet voivat myös tarjota hyviä ideoita teemoille. On aina hauskaa, jos vieraat saadaan mukaan pukeutumaan aiheen mukaisesti, mutta muista mainita mahdollinen pukukoodi kutsussa. Lisää aiheesta löydät “Teemajuhlat”-artikkelistamme.

Ohjelma

Juhliin on aina hyvä järjestää jonkinlaista ohjelmaa, jotta vieraat saadaan nauttimaan olostaan ja rentoutumaan. Teemajuhliin voi valita kyseiseen teemaan sopivaa ohjelmaa, olipa kyse sitten musiikkiesityksistä, kilpailuista tai leikeistä. Eräs helppo vaihtoehto on järjestää photo booth eli valokuvauspiste, jossa vieraat voivat ottaa kuvansa teemaan liittyvän rekvisiitan kanssa. Jos ohjelma järjestetään ulkotiloissa, kannattaa pitää mielessä kelien mahdolliset vaihtelut ja takataskussa on hyvä olla varasuunnitelma sateen sattuessa.

Ajoitus – tee hyvissä ajoin

Kun juhlien idea on suunnilleen muotoutunut päässäsi, kannattaa tehdä käytännön suunnitelma hyvissä ajoin. Laske budjetti suurin piirtein, niin voit päättää vieraslistan koon ja ruokatarjoilut, samoin kuin mahdollisen pitopalvelun käytön ja juhlapaikan. Kutsut on hyvä lähettää vähintään kuukautta ennen juhlia, tosin esimerkiksi häiden suhteen kutsut yleensä lähetetään paljon aiemmin. Muista lisätä kutsuihin RSVP eli vastauspyyntö, jotta saat paremman käsityksen siitä, moniko kutsumistasi vieraista pääsee paikalle.

Tehtävää lähellä juhlan ajankohtaa

Kun juhlat lähestyvät, on hyvä tarkistaa, ettei mitään ole päässyt unohtumaan. Voit ottaa tässä vaiheessa yhteyttä niihin vieraisiin, jotka eivät ole vastanneet kutsuusi ja varmistaa, ovatko he tulossa. Mikäli käytät pitopalvelua tai tilausravintolaa, vahvista tilauksesi heidän kanssaan ja varmista, että kaikki sovittu edelleen pätee. Jos juhlat järjestetään kotonasi, mieti käytännön asioita, kuten mihin vieraat voivat pysäköidä, onko vaatekaapissa tarpeeksi tilaa kaikkien vieraiden takeille, ja pitääkö naapureille ilmoittaa tulevasta tapahtumasta.

Mitoita oma jaksamisesi

Juhlia järjestäessä haluat kenties miellyttää kaikkia, ja järjestää ikimuistoisen tapahtuman kutsumalla kaikki mahdolliset sukulaiset ja tuttavat. Ota kuitenkin huomioon juhlien tarkoitus, juhlakalun oma tahto ja oma jaksamisesi. Kutsujen järjestäminen ei saisi muuttua stressaavaksi työksi, eikä työn tai käytetyn rahan määrän pitäisi nousta kohtuuttomaksi. Karsi vieraslistaa, ohjelmaa ja ruokatarjoilua tarpeen vaatiessa, ja pyydä rohkeasti apua esimerkiksi sukulaisilta tai ystäviltä, jos koet sitä tarvitsevasi.

Juhlapäivänä

Kun odotettu päivä viimein koittaa, muista rentoutua ja nauttia. Juhlien isännän tai emännän kireys tarttuu helposti vieraisiin, eikä lopulta kenelläkään ole hauskaa. Kutsuja järjestetään siitä syystä, että elämässä on jotain juhlistamisen arvoista: oli kyse sitten valmistujaisista, häistä tai kihlajaisista, syntymäpäivistä tai mistä tahansa muusta iloisesta tapahtumasta. Se, onko kaikki tarjoilut ja koristelut ihan tiptop, ei ole yhtä tärkeää, kuin että kaikilla on mukavaa.

Juhlien jälkeen

Juhlien jälkeen järjestäjä voi huokaista helpotuksesta toivon mukaan hyvin menneiden kemujen jälkeen. On hyvä kiittää vieraita joko perinteisesti kiitoskortein, tai persoonallisemmin lähettämällä hauskoja kuvia juhlista. Mikäli järjestit juhlat kotonasi ja jouduit lainaamaan esimerkiksi astioita, muista palauttaa kaikki hyvissä ajoin ja erinomaisessa kunnossa. Kiitä myös sinua auttaneita ystäviä ja perheenjäseniä. Sitten voit onnitella itseäsi kaikesta hyvästä työstä, mitä teit järjestääksesi tämän onnistuneen tilaisuuden.