Juhlavalmisteluiden muistilista

Erilaisten tapahtumien ja juhlien järjestäminen on mukavaa, mutta vaativaa puuhaa. Juhlien järjestämisessäkin pitää paikkansa vanha sanonta siitä, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Suunnitellessa tulee ottaa huomioon muun muassa juhlien järjestämisen ajankohta, vierasmäärä, pitopaikka sekä mahdollinen teema tarjoiluineen ja koristeluineen.

Juhlien sekä tapahtumien järjestämisessä pätevät yleensä aina tietyt samat perusperiaatteet olivatpa kyseessä sitten isommat tai pienemmät, tai rennommat tai muodollisemmat juhlallisuudet. Olemme koonneet alle mahdollisimman kattavan muistilistan, jonka tarkoituksena on helpottaa juhlavalmisteluissa ja tehdä niiden suunnittelemisesta niin sujuvaa kuin mahdollista.

Laadi vieraslista

Eräs juhlasuunnitelmien ensimmäisistä askeleista on vieraslistan laatiminen. Se, kuinka monta vierasta tapahtumaasi kutsut, riippuu luonnollisesti useista eri seikoista. Mikäli juhlat ovat kotonasi, rajoittaa asuntosi koko vieraslistaa. Toisinaan pääset päättämään koko vieraslistan itse, mutta useisiin juhliin on tapana kutsua esimerkiksi tietyt sukulaiset tai puolison sukua.

Vieraslistaa laatiessa kannattaa myös pysähtyä miettimään sitä, kenen kanssa haluat juhlapäivänäsi ihan oikeasti viettää aikaa. Kannattaa myös ajoissa päättää, millä tavalla haluat kutsua vieraat juhliisi. Postitettu kutsukirje on aina juhlallisempi, mutta nykyaikaisempi ja kustannustehokkaampi tapa on kutsua vieraat vaikkapa Facebookin välityksellä.

Laadi budjetti

Juhlia löytyy laidasta laitaan, ja myös niiden järjestämiseen tarvittava budjetti voi olla lähes mitä vain muutamasta kympistä kymmeniin tuhansiin euroihin. Budjetin selkeyttäminen aikaisessa vaiheessa asettaa suunnittelemiselle sopivat raamit ja auttaa ymmärtämään, mikä kaikki on budjetin puolesta mahdollista toteuttaa.

Budjetoidessasi ota huomioon ainakin seuraavat seikat:

  • Juhlapaikan vuokra
  • Tarjoilut
  • Koristelut
  • Ohjelma, kuten esiintyjät
  • Juhla-asut

Itse tekemällä säästät juhlissa sievoisen summan, mutta saatat myös samalla väsyttää itsesi näännyksiin. Mikäli järjestelyt ovat vieneet kaikki mehut eikä lepäämiselle ole jäänyt aikaa, saattaa myös juhlista nauttiminen olla hankalaa. Saattaakin olla järkevää joko koota ympärilleen joukko ystäviä auttamaan järjestelyissä tai palkata ammattiapua.

Eräs merkittävimmistä budjettiin vaikuttavista seikoista on se, miten paljon juhliin on tulossa vieraita. Mikäli tarjoilut halutaan pitää korkealaatuisina, eikä budjetti veny loputtomiin, kannattaa vieraslistaa rajoittaa mahdollisuuksien mukaan.

Budjetoinnissa kannattaa myös ottaa huomioon eteen tulevat yllättävät tilanteet, joiden varalta budjetissa olisi hyvä olla hieman joustoa:

  • Oma työ vs. ammattilaisen apu
  • Vieraslistan tarkka rajaus
  • Lisäbudjetti yllättäviin tilanteisiin

Päätä juhlapaikka

Juhlien järjestämispaikan päättäminen kuuluu myös suunnitteluprosessin alkuvaiheen tärkeisiin päätöksiin. Millainen paikka olisi sopiva juhliisi? Pidätkö juhlat kotona vai vuokraatko juhlatilan? Entä oletko suunnittelemassa ulkona järjestettäviä juhlia? Oletko tässä tapauksessa ottanut huomioon sään sanelemat rajoitukset? Sateisella säällä tarvitaan sadesuoja ja kylmällä ilmalla mahdolliset lisälämmittimet.

Suunnittele koristelut

Päätettyäsi juhlien järjestämispaikan voit alkaa suunnitella juhlatilasi koristelua. Koristeiden ei tarvitse olla kalliita, mutta juhlien teeman on silti syytä olla selkeä. Koristeluissa voi hyödyntää esimerkiksi luonnosta kerättäviä kukkia tai kasveja, ja erilaisia koristeita on myös helppoa askarrella itse. Koristeluissa vain mielikuvitus on rajana.

Suunnittele tarjoilut

Juhlien tarjoilut vaihtelevat suuresti niiden luonteen mukaan. Suomalaisissa juhlissa on tarjolla lähes aina ainakin kahvia, mutta onko omissa juhlissasi myös ruokatarjoilu? Tässä tapauksessa tulee suunnitella menu, sekä se, onko juhlissa noutopöytä vai pöytiin tarjoilu. Menun osalta tulee myös huomioida vieraiden mahdolliset allergiat tai erityisruokavaliot.

Juhlista riippuen myös mahdolliset juomatarjoilut tulee suunnitella tarkasti. Tarjoillaanko juhlissa alkoholia, ja jos tarjoillaan, niin minkä tyyppisiä alkoholijuomia? Esimerkiksi alkumaljana tarjottava kuohuviini antaa useille juhlille tyylikkään lähtölaukauksen. Myös ruuan kanssa sopivat viinit kuuluvat usein hienojen juhlien kattaukseen, samoin kuin jälkiruokajuomat.

Juhlien ohjelma ja aikataulu

Juhliesi ohjelma riippuu myös lähes kokonaan niiden luonteesta. Monissa juhlissa on esimerkiksi tapana pitää puheita tai muita esityksiä, joten näitä varten on hyvä laatia aikataulu. Mikään minuuttiaikataulu tämän ei tarvitse olla, mutta jokin käsitys siitä, missä järjestyksessä juhlat etenevät, olisi silti hyvä olla.

Ohjelmaa suunnitellessa budjetti saattaa jälleen kerran olla merkittävässä roolissa. Esimerkiksi live-musiikki on loistava lisä lähes juhliin kuin juhliin, mutta budjetti ei kuitenkaan aina anna sellaiseen myötä. Myös erilaiset muut esiintyjät tekevät budjettiin äkkiä loven, joten mieti tarkkaan, mitä omiin juhliisi haluat.

Lahjojen vastaanottaminen

Juhlista riippuen vieraat tuovat yleensä mukanaan lahjoja tai muita tuomisia. Oletko muistanut varata esimerkiksi kukille tarpeeksi maljakoita? Entä mihin lahjat sijoitetaan? Mikäli vieraita on paljon, voi myös lahjoja olla tulossa paljon. Tällöin on hyvä varata selkeä lahjapöytä tai muu tila, johon paketit voi jättää.

Tämän lisäksi kannattaa ehkä myös vielä erikseen ohjeistaa joku henkilö pitämään huolta lahjoista. Jotkut vieraat tuovat mukanaan lahjakortteja, käteistä tai muita arvokkaampia lahjoja, jotka kannattaa aina laittaa erikseen talteen. Joskus on nimittäin käynyt niinkin, että arvokkaat kuoret ovat lähteneet lahjapapereiden mukana roskiin.

Ota huomioon lapset

Mikäli myös lapset ovat tervetulleita juhliisi, on hyvä ottaa huomioon myös heidän tarpeensa. Lapset nauttivat päästessään leikkimään keskenään, joten varaa mahdollisuuksien mukaan heille oma tila. Parhaissa juhlissa on myös omaa ohjelmaa lapsille, ja lasten mieltymykset on mahdollisimman pitkälti huomioitu myös juhlien ruokatarjoiluissa.

Rentoudu ja pidä hauskaa

Viimeinen ohjeemme on, että muistaa juhlapäivänä vaihtaa vapaalle, rentoutua ja pitää hauskaa. Suuret juhlapäivät vilahtavat usein ohi hetkessä, joten älä stressaa vaan keskity nauttimaan ystävien ja sukulaisten seurasta sekä tarjoiluista ja juhlien tunnelmasta.